Sommario per preventivi

Una delle situazioni di non semplicissima gestione nella vita di uno Studio odontoiatrico è quella delle modifiche da apportare ad un preventivo, magari già accettato. Parallelamente a questo vi è anche la gestione degli acconti versati per questo o per quel preventivo.

Tener traccia delle modifiche ad un preventivo

Siamo dentro la cartella del paziente, linguetta “Preventivi”. Doppio click sul preventivo e nella linguetta cerchiata in rosso qui sotto:

Troviamo un elenco delle modifiche eseguite in ordine cronologico:

Attenzione alle domande del paziente!

“Quanto devo pagare per terminare il preventivo?”
“Sono in pari con i conti?”
“Avevo già lasciato un acconto il mese scorso, perchè oggi devo pagare ancora tutti questi soldi?”

Capita spesso che la situazione di un paziente non sia “lineare”, cioè con un solo preventivo attivo, un preventivo che rimane quello dall’inizio alla fine e che i saldi siano regolari a fine di ogni prestazione. Non è raro, dunque, sentirsi porre le domande di cui sopra.

Per facilitare questo compito, in fondo, nella linguetta “Preventivi” e nella linguetta “Pagamenti” abbiamo inserito il bottone “Sommario per Preventivi”

Facciamo un esempio

Trattiamo il caso di un paziente con 3 preventivi all’attivo che sono già stati iniziati e che vengono portati avanti contemporaneamente. Insieme a questi 3 preventivi c’è anche un’endodonzia fuori preventivo.
A livello di pagamenti, il paziente ha saldato un’igiene e poi ha lasciato un acconto che lo studio ha “collegato” al preventivo più cospicuo, quello dell’impianto.
Vediamo cosa esce in questo “Sommario per Preventivi” nel caso di questo paziente:

Nella prima pagina c’è un riepilogo di quanto detto. Vediamo i significati delle colonne, anche se intuitivo (N.B. i nomi delle colonne possono essere personalizzati):

• IMPORTO: Importo del preventivo (in Euro)
• EFFETTUATO: Quanto è stato effettuato di quel preventivo (in Euro)
• INCASSO: Quanto è stato incassato di quel preventivo (in Euro)
• RIMANE: Quanto rimane da pagare per terminare quel preventivo (in Euro). E’ la differenza tra “IMPORTO” ed “INCASSO”
• DA PAGARE: Quanto rimane da pagare per saldare quanto fatto finora per quel preventivo (in Euro). E’ la differenza tra “EFFETTUATO” ed “INCASSO”

Vi è anche una riga finale di sommatorie per avere dei valori totali, vuoi mai che il paziente voglia pagarvi tutto quello che vi deve…
Se non l’aveste notato, facciamo presente che il valore totale della colonna “DA PAGARE” coincide col celeberrimo totale (Eseguito – Incassato) e quello della colonna “RIMANE” coincide con (Totale Tratt. – Incassato). E non per caso!

Nelle pagine a seguire (anche queste graficamente personalizzabili) ci sarà un foglio per ogni preventivo dove troveremo i totali riportati nella prima pagina, ma con l’aggiunta di un dettaglio di prestazioni e pagamenti riferiti a quel preventivo lì.

Nel caso del primo preventivo, quello chiamato “Pacchetto igieni” avremo (riquadro rosso) un dettaglio delle prestazioni in esso contenuto, l’importo e lo stato della prestazione.
Nei riquadri verdi abbiamo i riferimenti delle fatture di saldo che contengono prestazioni di questo preventivo o di acconti collegati a quel preventivo.
Infine, nel riquadro azzurro viene visualizzato un riassunto di quanto detto finora, sempre esclusivamente inerente a quel preventivo.

Siete quindi liberi di usare questo strumento come modo per rispondere a domande scomode dei pazienti, oppure di stamparlo e darlo proprio in mano al paziente stesso.

Tutto chiaro! Forse. Però non ho proprio capito cosa vuol dire “collegare un acconto ad un preventivo”

Uno dei dogmi su cui si basa la gestione economica di Checkup è che “la fattura di saldo è legata ad una o più prestazioni, mentre la fattura di acconto non è legata ad alcuna prestazione”.
Questo rimane vero, però si può forzare un po’ questa logica collegando un acconto (solo gli acconti, non ha senso collegare i saldi poichè lo sono già!) ad un determinato preventivo. Lo potete fare in 2 momenti: