Esportazione dati per le S.R.L.

E’ possibile esportare dati richiesti in particolare dai commercialisti per la chiusura di bilancio delle S.R.L. dell’anno fiscale precedente.
Si tratta di un’esportazione molto “potente”, in grado di rispondere a molte esigenze tra le quali:

1. “A quanto ammonta l’importo di prestazioni già effettuate e non ancora pagate?”
2. “Qual è l’importo degli acconti ricevuti a fronte di nessuna prestazione effettuata?” (Acconti puri o finanziari)
3. “Qual è l’importo delle prestazioni pagate anticipatamente, ma non ancora effettuate?”

L’esportazione si inizia andando in Contabilità –> Modulo Esportazione SRL.

Cliccando su “Esegui” (cerchio verde nella foto sotto) al punto 1 possiamo avviare la nostra esportazione.

Viene chiesta una data che è molto importante! Questa data è una sorta di “macchina del tempo” che vi permette di fermare l’analisi alla data da voi desiderata. Viene chiesto anche un numero di anni precedenti da analizzare, serviranno per gli ultimi 2 fogli che analizzeremo.

Se, come in questo caso, scelgo il 31/12/2021, l’analisi terminerà al 31/12/2021, ignorando tutto ciò che è avvenuto dopo. Questo è molto utile perchè molto spesso i commercialisti richiedono tali dati mesi e mesi dopo. Ad esempio: “Mi date importo delle prestazioni effettuate e non pagate al 31/12 dell’anno scorso?”. Magari è già a Maggio e sarebbe impossibile risalire ad una situazione di mesi addietro senza ripristinare un backup.

Cliccando “Ok” inizierà l’esportazione che lascerà un file Excel sul desktop “AnalisiBilancino_31-dic-21”.

Potete ignorare questa riga di configurazione poichè quella viene fatta da noi all’attivazione di questo modulo.

Analizziamo, ora, il file esportato che si compone di 5 fogli.

1. Prestazioni eseguite ma non pagate

Nel primo foglio “Prodotto non saldato” abbiamo un elenco molto vasto di tutte quelle prestazioni effettuate e NON comprese in un saldo dall’inizio della vita dello studio fino alla data selezionata in fase di esportazione.

• Le prime colonne (A-G) recano l’anno di riferimento della prestazione (comodo per essere filtrato velocemente per anno), la data di effettuazione della prestazione, nominativo del paziente e descrizione della prestazione.
• Poi abbiamo l’importo della prestazione al netto di sconti o maggiorazioni (colonna H).
• La colonna “Escluso dai conteggi” (I) indica se quel paziente, nonostante eglia possa essere debitore o creditore dello studio, è stato manualmente impostato per non essere considerato. Parliamo di questa spunta che è possibile mettere in cartella:

Perchè mi fornite tutto questo elenco di dati se al commercialista serve solo un totale?

Lo Studio è responsabile dei dati che comunica al proprio commercialista e l’elenco serve proprio a descrivere come viene calcolato il totale che stiamo per comunicare al commercialista. Lo Studio commercialistico, poi, deve avere la potenza e la flessibilità di inquadrare come meglio crede le rimanenze degli anni passati. Non da meno, possono sorgere dubbi legittimi sul fatto che una prestazione debba stare o meno in questo elenco: bene, in questo foglio disponete di tutti i riferimenti per risolvere i vostri eventuali dubbi.

Bene, veniamo ai totali!

Doverosa premessa sui totali: come detto sopra, ci sono prestazioni anche di anni precedenti, che un commercialista può decidere di considerare o di non considerare, per cui le sommatorie o i totali vi consigliamo caldamente di lasciarli a loro. Tuttavia, se volete avere voi per primi un’idea o se proprio volete “aiutarli”, Excel dispone di comode funzioni di filtro per colonne e di sommatoria automatica di una colonna: il tasto “Somma automatica”

Posizionatevi in fondo alla colonna H ed inserite la sommatoria di tale colonna per ottenere un totale:

Ribadiamo ancora che fornire solo un totale al commercialista senza dargli modo di avere una visione di insieme è molto pericoloso, perchè potrebbe basarsi su dati non corretti e su quelli farvi i calcoli per la chiusura di bilancio. Sbagliando, ovviamente.

2. Acconti liberi

Nel secondo foglio “Acconti Liberi” abbiamo un elenco di tutti quegli acconti ricevuti che NON sono inclusi in una fattura di saldo dall’inizio della vita dello studio fino alla data selezionata in fase di esportazione.

• La prima colonna A “Anno” reca l’anno di riferimento della prestazione (comodo per essere filtrato velocemente per anno)
• Le colonne B-F recano intuitivamente la data, numero, nominativo del paziente, importo e conto di emissione della fattura di acconto.
• La colonna G “Altro” indica se tale documento è una nota di accredito, il commercialista deve saperlo.
• A seguire la colonna “Escluso dai conteggi” (H), analogamente al primo foglio indica se quel paziente, nonostante eglia possa essere debitore o creditore dello studio, è stato manualmente impostato per non essere considerato.

Calcoliamo anche questi totali?

Ancor più del precedente foglio, qua è sempre più pericoloso avventurarsi nei totali per la presenza delle note d’accredito. Se volete farlo, però, vi basterà mettere la sommatoria nella colonna “E”

3. Prestazioni saldate in anticipo, ma non ancora eseguite

Nel terzo foglio “Saldi Anticipati” abbiamo un elenco di pazienti che hanno pagato anticipatamente (con fattura di saldo) delle prestazioni, ma che, alla data prescelta, hanno ancora 1 o più di queste prestazioni ancora da eseguire. Questo importo può effettivamente essere inquadrato dal commercialista in modo simile a quello del punto 2.

• La prima colonna A “Anno” reca l’anno di riferimento della prestazione (comodo per essere filtrato velocemente per anno)
• Le colonne B-E recano intuitivamente la data, numero, nominativo del paziente ed importo di emissione della fattura di saldo anticipato.
• La colonna F indica la presenza ed il relativo importo di una o più fatture di acconto incluse in questo saldo. Si consiglia di valutarle attentamente col commercialista per il loro inquadramento
• Le colonne G ed H indicano rispettivamente l’importo di prestazioni che rimane da effettuare in quella fattura e quali prestazioni sono rimaste.
• La colonna I “Nome conto” indica il conto sul quale questa fattura è stata emessa su Checkup

Ultimo totale da calcolare

Sarebbe bene capire meglio prima (ma, e lo ripeto nuovamente, lasciate queste decisioni al vostro commercialista) quale totale serve: se quello dell’importo completo o quello dell’importo delle prestazioni ancora da effettuare. Ad ogni modo anche qui si mettono le sommatorie in fondo alle colonne desiderate, come fatto in precedenza.

4. Sommario Prodotto non Saldato

Ricordate all’inizio il numero di anni da scegliere insieme alla data di fine esportazione? Bene ora lo ritroveremo negli ultimi due fogli. In questo “Sommario Prodotto non Saldato” troviamo una schematizzazione anno per anno (in base al numero di anni scelti) e raggruppato per paziente, dell’ammontare delle loro prestazioni effettuate e non saldate.

Nell’esempio sopra (dove la data di fine esportazione è riportata come intestazione della colonna I evidenziata in giallo), il signor Rossi Mario ha eseguito un totale di prestazioni non saldate pari a 77,00€ solo dal 01/01/2023 al 31/05/2023. Il signor Bianchi, invece, ne ha eseguite per 1440,00€ in tutti glianni antecedenti al 2019, 1540,00€ nel 2019, 1320,80€ nel 2020, 1219,20€ nel 2021 e nient’altro negli anni successivi. Il signor Verdi, infine, ha accumulato 1279,00€ di prestazioni effettuate non saldate nel 2022 e 790,00€ nel 2023.

5. Sommario Acconti Liberi

In modo totalmente analogo al precedente, in questo ultimo foglio “Sommario Acconti Liberi” troviamo una schematizzazione anno per anno (in base al numero di anni scelti) e raggruppato per paziente, dell’ammontare dei loro acconti liberi.

A cosa servono questi ultimi 2 fogli?

Possono servire al commercialista per capire l’andamento di questi importi nel corso degli anni e possono aiutare ulteriormente per capire e risolvere eventuali ulteriori dubbi.